25 – Histalk

Lumière Écrivain Mar 18, 2025 Mar 18, 2025 7 min read

Cette semaine, la mise à jour du lundi matin a été lancée par M. H Survey, qui demande aux stratégies du lecteur de raccourcir le temps passé lors de réunions qui sont loin d’être productives.

Après plusieurs décennies dans les soins de santé informatiques, beaucoup de ceux qui ont été exposés à travailler sur de grands projets, je pense que j’ai participé à plus de ma part de réunions improductives. J’ai hâte de voir les résultats du vote, mais voici mes recommandations pour des réunions productives (la plupart d’entre elles sont directement liées aux équipes à haute performance, donc je les inclurai).

Considérez que les réunions sont plus courtes que les blocs standard. Je suis un grand fan que j’ai 50 minutes de réunions plutôt que d’une heure ou 25 minutes de réunions qu’une demi-heure. Cette approche offre aux participants le temps entre les réunions pour se préparer et arriver rapidement.
Commencez des réunions à temps sans excuses. L’un de mes passe-temps préférés est de calculer les coûts par minute lorsque les gens commencent “quelques minutes de retard pour arriver”. Je suis régulièrement lors de réunions avec des gestionnaires de haut niveau et plusieurs consultants externes, où le taux de brûlage dépasse 3 000 $ l’heure. Chaque minute compte dans ces situations.
Gardez à l’esprit un peu de discours et si c’est bon pour la dynamique de votre équipe. Si les membres de l’équipe sont soulignés sur d’autres projets ou des réunions précédentes, il est probable qu’ils ne voudront peut-être pas entendre ce que tout le monde a fait le week-end.
Ils ont un programme avant de planifier une réunion. Pas d’ordre du jour, pas de réunion.
Distribuez tous les documents clés qui seront discutés avec l’invitation et le programme de la réunion. Il n’y a rien de pire que d’essayer de lire et de comprendre des choses qui sont complètement nouvelles pour vous, tandis que quelqu’un en parle et représente des images qui peuvent ou non résumer les concepts.
Utilisez des programmes en boîte pour garder les gens sur la bonne voie.
Attribuer des rôles spécifiques de la réunion. Y compris le chronométreur et le scribe. Ce dernier peut être entré en externe à des instruments AI, bien que le scribe humain doit toujours le corriger et effectuer les réparations nécessaires.
Pour les réunions permanentes avec un ensemble désigné de participants réguliers, envisagez de créer un accord de fonctionnement de l’équipe qui définit le fonctionnement de l’équipe et comment il traite des membres de l’équipe qui ne participent pas ou ne parviennent pas à monopoliser une réunion. Cela peut permettre à l’équipe de s’auto-politique et de discuter lorsque les gens n’interagissent pas avec le groupe au niveau attendu. Beaucoup d’entre nous ont détesté des projets de groupe lorsque nous étions à l’école, et avoir un accord d’exploitation d’équipe est souvent un bon antidote pour un mauvais comportement.
Lors de la création du contrat d’exploitation d’une équipe, sachez comment vous souhaitez gérer les appels vidéo et les personnes qui ne sont pas sur la caméra. Je suis allé à de nombreuses réunions où les gens ont été appelés à ne pas sur la caméra et pas d’une manière agréable. En tant que consultant qui a travaillé au fil des ans dans des dizaines d’organisations, il peut s’agir d’un domaine de la mine. Peut-être que quelqu’un veut éteindre la caméra pour lancer le nez, déjeuner ou simplement décompresser pendant quelques minutes car il était de plus de quatre heures. Tout devrait aller bien. Si vous craignez que quelqu’un soit sur la caméra, résolvez le problème en privé.
Si vous travaillez dans plusieurs fuseaux horaires, il y a de fortes chances que vous prévoyez un déjeuner pour le déjeuner. Pensez à les identifier comme une réunion avec des caméras qui permettent aux gens de déjeuner sans avoir à en s’excuser. À l’époque où j’étais dans le bureau à temps plein dans le système médical, nous avons normalement eu des réunions de déjeuner avec des sacs bruns et tout le monde a mangé devant moi, donc je me sens toujours un peu étrange pour les gens de s’excuser pour la prise en charge des besoins physiques de base.
Pour les réunions hybrides avec certains participants en personne et certains éloignés, assurez-vous que quelqu’un sait comment contrôler efficacement les caméras et les écrans afin que tout le monde ait l’impression d’avoir le même niveau de participation et d’implication. Il en va de même pour les téléphones et les connexions audio.
Pour les réunions où les gens devraient livrer des rapports de statut, ils exigent que ces messages se soumettent à l’avance et les distribuent au groupe avec l’ordre du jour (vous pouvez voir le sujet ici). Ensuite, vous pouvez faire les «questions» et réduire la probabilité d’effectuer un rendez-vous qui était censé être E-Mail.
Si les créateurs de la décision ou les participants requis ne sont pas dans la salle, préparez-vous. Ne perdez pas votre temps pour passer par la commande s’il doit se répéter lors de la réunion après la réunion.
Apprenez à utiliser l’assistant de planification du calendrier. Si vous avez besoin d’envoyer une invitation en dehors des heures de travail typiques de quelqu’un ou lorsqu’elle a un conflit, demandez-lui s’il peut déplacer sa journée de travail avant de planifier une réunion. Même si vous ne pouvez pas accueillir les individus, le fait que vous ayez au moins demandé / discuté du problème, contribue grandement à construire une bonne relation de travail, contrairement aux personnes à 16h00 dans leur fuseau horaire à 16h00 sans reconnaître le fait que cela pourrait être inconfortable.
Si vous allez à une présentation lors d’une réunion, assurez-vous de savoir comment partager votre écran et comment saisir le conférencier ou comment partager vos images via l’application de réunion. Il n’y a rien de plus dérangeant que de regarder la livraison de terrasse latérale en cliquant via la présentation modifiable.
Autoriser la récapitulation à la fin de la réunion où les éléments d’action et leurs propriétaires sont examinés. Cela aide à prévenir les surprises.
Accédez aux minutes / notes réparées dans un délai d’un jour ouvrable, tandis que les gens se souviennent encore d’au moins certaines des réunions auxquelles ils ont assisté.
Considérez les blocs «sans rencontre» où les collègues consacrent le temps pour terminer leur travail et honorer ces blocs, comme Sacred. J’ai vu beaucoup d’organisations mettre ces événements sur leurs calendriers, puis planifier directement au-dessus d’eux, donc cela nécessite un certain engagement culturel à se produire.

Ici vous l’avez, les gens. C’est comme une heure de gestion gratuite de quelqu’un qui a définitivement été là et l’a fait. Pendant ce temps, visitez le vote et faites-nous savoir comment résoudre le problème des réunions improductives. Si vous avez une grande histoire, vous pouvez partager, laissez-moi un commentaire ou écrivez-moi.